IT biudžetą lengviausia suplanuoti tada, kai išlaidas suskirstote ne pagal tiekėjus, o pagal tai, kaip jos elgiasi laike: vienos kartojasi kas mėnesį, kitos ateina bangomis kas kelerius metus, o trečiųjų niekas nelaukia, bet jos vis tiek ateina. Toks skirstymas leidžia vadovui iš anksto matyti, kur pinigai išeis tikrai, kur jų prireiks tik tam tikrais metais ir kiek verta laikyti atsargai.
Dažna klaida yra IT biudžetą sudaryti kaip praėjusių metų sąskaitų sumą su nedideliu priedu. Taip į planą patenka praeities atsitiktinumai, o būsimi didesni pirkiniai lieka nematomi, kol nesugenda serveris ar nepasensta pusė kompiuterių. Žemiau aprašyta, kaip biudžetą susidėlioti iš trijų dalių ir ko paprašyti iš IT partnerio, kad skaičiai turėtų pagrindą.
Trys krepšeliai vietoj vienos eilutės
Vietoj vienos eilutės „IT išlaidos“ finansų plane naudinga turėti tris: pastovias išlaidas, ciklines išlaidas ir rezervą. Pastovios išlaidos yra tai, už ką mokate nuolat, kad įmonė dirbtų šiandien. Ciklinės apima įrangos ir sistemų atnaujinimą, kuris vyksta ne kasmet, bet nuspėjamai. Rezervas skirtas tam, kas nutinka be įspėjimo: gedimams, incidentams, skubiems pirkiniams.
Šis skirstymas praverčia ir kalbantis su savininkais ar finansų vadovu. Kai matyti, kad pastovioji dalis stabili, o ciklinė šiais metais išauga dėl iš anksto suplanuoto kompiuterių keitimo, klausimų apie „staiga padidėjusį IT biudžetą“ kyla gerokai mažiau.
Pastovios išlaidos: kas kartojasi kiekvieną mėnesį
Pastoviąją dalį sudaro išlaidos, be kurių įmonė negalėtų dirbti nė savaitės. Įprastoje 10–80 darbuotojų įmonėje tai dažniausiai yra:
- IT priežiūra: vartotojų pagalba, kompiuterių ir serverių stebėjimas, atnaujinimai, atsarginių kopijų kontrolė;
- programinės įrangos licencijos: Microsoft 365 ar kitas biuro paketas, buhalterinė programa, projektavimo ar kitos specializuotos sistemos;
- debesijos paslaugos: serveriai ar duomenų saugykla Microsoft Azure ar kitame duomenų centre, pašto ir failų paslaugos;
- ryšys ir sauga: interneto linijos, ugniasienės palaikymas, antivirusinės programos ir pašto filtravimo prenumeratos.
Šias išlaidas patogu planuoti per vienam darbuotojui ar vienam įrenginiui tenkančią sumą. Tada kiekvienas naujas žmogus įmonėje biudžetą didina proporcingai, ir vadovui nereikia kas ketvirtį aiškintis, kodėl išaugo licencijų sąskaita. Prieš tvirtinant planą verta peržiūrėti licencijų sąrašą: neretai randama paskyrų, kurios priklauso jau išėjusiems darbuotojams, arba brangesnių planų, kurių galimybėmis niekas nesinaudoja.
Jei įmonės IT ūkio priežiūrą perkate kaip paslaugą su fiksuotu mėnesiniu mokesčiu, ši eilutė tampa lengviausiai nuspėjama viso biudžeto dalimi. Svarbu tik aiškiai žinoti, kas į tą mokestį įeina, o kas skaičiuojama papildomai: darbai ne darbo valandomis, nauji projektai, įrangos diegimas.
Ciklinės išlaidos: įranga turi savo gyvavimo laiką
Kompiuteriai, serveriai, tinklo įranga ir net kai kurios programos sensta nuspėjamai. Nešiojamasis kompiuteris paprastai patikimai tarnauja kelerius metus, serveris kiek ilgiau, tinklo įranga dar ilgiau, tačiau visų jų laikas ribotas: baigiasi garantija, gamintojas nustoja leisti saugumo pataisas, naujos programos ima reikalauti daugiau išteklių.
Užuot laukus, kol įranga suges, verta pasidaryti paprastą įrangos sąrašą su pirkimo ir numatomo keitimo laiku. Turint tokį sąrašą, ciklines išlaidas galima išdėlioti tolygiai: kasmet keisti dalį kompiuterių, o ne visus vienu metu. Su serveriais panašiai: geriau iš anksto žinoti, kada baigsis senojo serverio palaikymas, ir tuo metu ramiai apsispręsti, ar pirkti naują, ar perkelti sistemas į debesiją.
Ciklinėms išlaidoms planuoti padeda paprasta taisyklė: jei įrenginį teks keisti per artimiausius dvylika mėnesių, jis turi atsidurti šių metų biudžete, net jei šiandien dar veikia be priekaištų.
Rezervas incidentams: kiek laikyti atsargai
Rezervas yra ta biudžeto dalis, kurią labiausiai norisi išbraukti, nes ji neturi aiškios paskirties. Tačiau per metus beveik kiekviena įmonė susiduria bent su keliais netikėtumais: sugenda serverio diskas, darbuotojas paspaudžia nuorodą sukčių laiške, reikia skubiai įrengti darbo vietą naujam žmogui ar pakeisti pavogtą nešiojamąjį kompiuterį.
Rezervo dydį geriausia sieti ne su abstrakčia biudžeto dalimi, o su konkrečiais scenarijais. Paklauskite savęs: kiek kainuotų be įspėjimo pakeisti svarbiausią serverį? Kiek kainuotų kelios dienos papildomo specialistų darbo po incidento? Kokios įrangos reikėtų turėti atsargoje, kad sugedus kompiuteriui žmogus galėtų dirbti tą pačią dieną? Tokių scenarijų suma ir yra protingas rezervas. Jei metų pabaigoje jis lieka nepanaudotas, jį galima perkelti į ciklines išlaidas ir anksčiau atnaujinti seniausią įrangą.
Kaip paprašyti IT partnerio plano
Jei IT prižiūri išorės partneris, būtent jis turi daugiausia informacijos apie jūsų įrangą ir sistemas. Planuojant biudžetą verta paprašyti ne kainų pasiūlymo, o metinio plano. Konkrečiai paklauskite:
- Kurių kompiuterių, serverių ir tinklo įrenginių palaikymas baigsis per artimiausius metus ir ką siūlote daryti su kiekvienu iš jų?
- Kurios licencijos nenaudojamos arba galėtų būti pakeistos pigesniu planu?
- Kurias sistemas verta perkelti į debesiją ir kaip tai pakeistų pastovias išlaidas?
- Kokių incidentų ar gedimų buvo per pastaruosius metus ir ką reikia padaryti, kad jie nesikartotų?
- Kas įeina į mėnesinį priežiūros mokestį, o už ką būtų mokama atskirai?
Geras planas atsako į šiuos klausimus raštu ir yra suskirstytas taip pat, kaip jūsų biudžetas: kas pastovu, kas yra ciklinis darbas ir kokios rizikos lieka. Jei partneris teikia reguliarias ataskaitas apie sistemų būklę, plano pagrindas jau yra, belieka jas apibendrinti metams.
Dažniausios klaidos sudarant IT biudžetą
Pirmoji klaida yra planuoti tik tai, kas jau sugedo ar kelia nepatogumų. Taip biudžetas visada vejasi problemas, o ne užbėga joms už akių. Antroji klaida yra sujungti visas IT išlaidas į vieną eilutę ir, prireikus taupyti, apkarpyti ją visą vienodai. Tada dažniausiai nukenčia ciklinis atnaujinimas, o po poros metų įmonė susiduria su pasenusių kompiuterių banga ir viena didele sąskaita.
Trečioji klaida yra pamiršti smulkias, bet pasikartojančias išlaidas: naujų darbuotojų darbo vietų įrengimą, programų perėjimą prie naujų versijų, darbuotojų mokymus. Pavieniui jos nedidelės, tačiau per metus susideda į pastebimą sumą. Ketvirtoji klaida yra biudžetą sudaryti nepasikalbėjus su IT žmogumi. Net trumpas pokalbis su tuo, kas kasdien prižiūri sistemas, dažnai atskleidžia dalykų, kurių vadovas iš sąskaitų nepamatytų.
Dažnai užduodami klausimai
Kada geriausia pradėti planuoti IT biudžetą ateinantiems metams?
Patogiausia pradėti likus keliems mėnesiams iki finansinių metų pabaigos, kai jau aiškūs einamųjų metų rezultatai, bet dar yra laiko gauti IT partnerio planą ir pasiūlymus. Tada įrangos pirkimų nereikės derinti paskubomis.
Ar debesijos paslaugas planuoti kaip pastovias ar kaip ciklines išlaidas?
Debesijos paslaugos beveik visada yra pastovios išlaidos, nes už jas mokama kas mėnesį pagal naudojimą. Perkėlus serverį į debesiją, dalis ciklinių išlaidų virsta pastoviomis, todėl abu variantus verta palyginti kelerių metų laikotarpiu.
Kaip žinoti, kada keisti kompiuterius, jei jie dar veikia?
Svarbiausi ženklai yra pasibaigęs gamintojo saugumo pataisų palaikymas, dažnėjantys gedimai ir lėtėjantis darbas su kasdienėmis programomis. Įrangos sąrašas su pirkimo laiku leidžia tai pamatyti iš anksto, o ne tada, kai darbuotojai pradeda skųstis.
Ką daryti, jei rezervas incidentams nebuvo panaudotas?
Nepanaudotą rezervą verta nukreipti į ciklinius darbus, pavyzdžiui, anksčiau pakeisti seniausius kompiuterius ar sustiprinti atsargines kopijas. Taip jis vis tiek mažina būsimų incidentų tikimybę, o ne tiesiog dingsta iš plano.
Ar mažai įmonei reikia atskiro IT biudžeto?
Taip, net dešimties žmonių įmonei atskira IT eilutė su trimis dalimis padeda išvengti netikėtų didelių sąskaitų. Užtenka paprastos lentelės su licencijomis, įrangos sąrašu ir rezervo suma.
